TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

TRD

Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, es decir se considera como el Instrumento que permite establecer cuáles son los documentos de una entidad, su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o utilidad.

• Facilita el manejo de la información
• Contribuye a la racionalización de la producción documental
• Permite la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente
• Facilita el control y el acceso de los documentos atreves de los tiempos de retención.
•  Garantiza la selección y la conservación de los documentos que tiene carácter permanente.

APLICACIÓN DE LAS TRD

Una vez se tengan aprobadas las TRD, se deben adoptar mediante un acto administrativo en donde se establezca su obligatorio cumplimiento por parte de todas las dependencias de la entidad.

Se debe capacitar a todos los funcionarios que estén encargados de los archivos, de cada una de las dependencias de la entidad, en este proceso de la implementación de las TRD

PASOS A SEGUIR DE LAS APLICACIONES DE LAS TRD

Primer paso

Elabore los separadores para cada una de las series  y subseries de conformidad  con  la información que se suministra en las TRD,  de tal manera que permita visualizar la ubicación y facilite la localización física de  la documentación en cada separador se debe registrar claramente el código y nombre de  la respectiva  serie o subserie documental según sea el caso.

                                                                                                       Ejemplo

  

Segundo Paso

Identifique   y   agrupe   en   expedientes   todos   los   documentos   pertenecientes  a    una     dependencia,    teniendo    en    cuenta    las   series    y    subseries    definidas    en     la   TRD.    Este    proceso    es    el   que    se    conoce    como    clasificación    documental.       

Ejemplo:  

Tercer Paso:

Ordene al interior de cada uno de los expedientes (carpetas) los documentos, teniendo en  cuenta su fecha de producción o trámite. De  esta forma estará aplicando    el    Principio    de    Orden    Original.

Ejemplo 

Cuarto Paso:

Identifique y nombre cada uno de los expedientes, con la  siguiente información: código de la Oficina, código  de la serie  y   subserie y a continuación    el   nombre    del    expediente.    

Tenga presente    que    dentro    de    cada    carpeta    se    deben  archivar máximo  200    folios.    Si    se    requiere  más de una carpeta por   expediente para un   asunto o contenido, proceda a abrir una nueva carpeta identificándola    con la información    señalada    anteriormente.

Ejemplo 

Quinto Paso:

Ordene cada uno de los expedientes pertenecientes a una serie o subserie documental, utilizando el sistema de ordenación que facilite la localización y recuperación de la información.