PROGRAMA   DE  GESTIÓN    DOCUMENTAL    

Desde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental como el Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y  recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de  facilitar su  utilización y  conservación”

Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones  para el desarrollo de  los procesos  de la gestión documental al  interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y  disposición final de  los documentos.    

                IMPORTANCIA    DEL    PROGRAMA    DE  GESTIÓN    DOCUMENTAL

Con  la    implantación    de    un    programa    de    gestión    documental    se   pretende    alcanzar    los    siguientes  objetivos:

•  Resaltar   la     importancia     del   papel   de   los   documentos   y   archivos, como   lenguaje   natural   de   la    administración        pública,      para      el     funcionamiento      de      la      misma,      elementos      necesarios      para     la    participación    ciudadana,    apoyos    decisivos    para    la   transparencia    y    el    control    de    la    gestión    pública    y    garantía   de    los    derechos    individuales    y    colectivos.

• Procurar        la       racionalización        y        control        en        la      producción        documental,        en        atención        a      los   procedimientos,    trámites    administrativos    y    flujos    documentales,    lo   mismo    que    la    normalización    de    modelos    y    formatos    para    la   producción    documental.

• Normalizar  la    utilización    de    materiales,    soportes    y    equipos    de   calidad    y    que    a    la    vez    preserven el  cuidado    del    medio   ambiente.   

• Lograr        una       acertada       normalización        en        los       procedimientos        para       el        recibo,        radicación        y    distribución   de    la     correspondencia     mediante    la     utilización    de    sistemas   eficientes    de    correo    y    mensajería.

• Regular   el   manejo   y   organización   del   sistema     de   administración   de   documentos   y   archivos   a    partir            de          la        noción          de         Archivo          Total          y          los          enunciados          de          finalidad,   responsabilidad,    confidencialidad,    seguridad    y    accesibilidad.    

• Implementar        el        desarrollo        de        procesos        básicos        de       aplicación        de        la       tabla       de        Retención    Documental,     organización,    transferencias    primarias,    recuperación,    preservación,   conservación    de    la    información    y    disposición    final    de    los   documentos.

• Facilitar  la    recuperación    de    la    información    en    forma    rápida    y   oportuna. 

• Encaminar      los      archivos      para      que      sean      verdaderos      centros de      información,      útiles      para      la administración  e    importantes   para    la    cultura.

                                       CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS 

El   ciclo   vital   de   los   documentos   se   puede   definir   como   las   etapas   o  ciclos   que   atraviesan   los    documentos    desde    su    proceso    de   creación    hasta    su    disposición    final,    siendo    esta    su   eliminación   o    su    conservación    permanente.    Esto    se    debe   llevar    a    cabo   con    base    en    los    criterios    establecidos    desde      su     creación por    cada     entidad     o     los     valores     adquiridos    con     el     transcurso    del     tiempo,    teniendo     en   cuenta     los   valores   primarios y secundarios   de   cada     documento   (valor   primario   es    cuando    el   documento    es   de    utilidad    para    la   administración    y    valor   secundario    es    el   que    pueden    tener   para    la    investigación   histórica).      

La     teoría     del   ciclo   vital   de   los   documentos   fue   planteada     en   el   año   de   1947   por   una     comisión    Norteamericana     al    darse   cuenta   de    los    grandes    volúmenes    de    información    que    poseían y   lo    complejo      que    era     el    tema     de    la     localización    de    los   documentos     no      sólo    en    su    organización;    también    en    la   mayoría    de    las    entidades    tanto    públicas    como    privadas   alrededor    del    mundo. Esta     teoría     se     basa     principalmente     en     tres     etapas,     por    las     cuales     cruzan     los     documentos     de  

archivo  dentro    de    una    organización.    Estas    son:   

Primera      edad:     cubre     desde     la     creación     del     documento     y el     trámite     de     la     información     que  

contiene.       

Segunda     edad:   información   que   no   es   consultada     frecuentemente   pero   que   todavía   tiene   un valor  primario    o    secundario,    por    lo   cual    deben    conservarse    como    objeto    de    consulta.  

Tercera    edad:    documentos    que    tienen    valor    secundario    o   permanente,    que    se    puede    utilizar  

como  documento    investigativo.

Cada     una     de    las    etapas    del    ciclo    vital    de    los    documentos   tiene    una     relación   estrecha     con    su    permanencia     en     cada     uno     de     los     tres     tipos     de     archivo:    de     Gestión,     Central     e Histórico,     de    acuerdo    con    las    Tablas    de    Retención.    

Los      documentos      de      la      primera      etapa      forman      parte del     archivo      de     gestión      por      ser      de      uso  frecuente.  Se   conservan    más    o    menos    cinco    años.    

Los  documentos    del    archivo    central    son    de    uso    poco  recuente   y    no    se   conservan    más    de    veinte años. 

Los  documentos    del    archivo    histórico    se    conservan definitivamente,   Corresponde    a   los    archivos  históricos. 

  

La Ley 594 de 2000 en su Articulo 22, Procesos Archivísticos, establece que la gestión de documentos  dentro del concepto de archivo Total comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución  la  consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.

Para    efectos    de    la    conceptualización    de    un    programa    de gestión    documental    se    determinan    los    siguientes    procesos,    que   estarán    interrelacionados    entre    sí    y    se    desarrollarán    en   las   unidades    de    correspondencia    y    durante    las    etapas    del  ciclo   vital    del    documento    (Archivo    de    Gestión,    Archivo    Central    y    Archivo    Histórico):

•  Producción  de    documentos
•  Recepción  de    documentos
•  Distribución  de    documentos
•  Trámite  de    documentos
•  Organización  de    documentos
•  Consulta    de    documentos
•  Conservación  de    documentos

                                  PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Generación de Documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Actividades 

La     Producción   Documental   comprende   los   aspectos   de   origen,   creación   y   diseño   de   formatos   y documentos,  conforme    al    desarrollo    de    las    funciones    propias    de    cada    entidad    o    dependencia.   

• Creación  y    diseño    de    documentos.    
•  Medios  y    técnicas    de    producción    y    de    impresión.    
•  Determinación      y      selección      de      soportes      documentales      (cintas      magnéticas,      CD-­‐ROM,  discos ópticos,  memorias    USB,    discos    duros,    microfilme,    video).  
• Determinación  de    tamaños,    calidad    y    tipos    de    soportes,    gramaje    del    papel,    tintas.    
• Instructivos  para    el    diligenciamiento    de    formularios.    
• Determinación  de    uso    y    finalidad    de    los    documentos.    
• Diplomática       en        términos        de        formalidad,        imagen        corporativa       o        logotipo        de        la       entidad,  características  internas    y    externas,    tipo    de    letra,    firmas    autorizadas.    
• Adecuado  uso    de    la    reprografía.

                                        

                                    RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS 

Conjunto     de     operaciones     de     verificación     y     control     que    una  institución     debe     realizar     para     la    admisión  de    los   documentos   que    son    remitidos    por    una    persona    natural    o   jurídica.

Actividades 

Recepción      de      documentos:      se      debe      verificar      que      estén   completos,      que     correspondan      a      lo    anunciado      y    sean   competencia     de    la     entidad    para     efectos   de    su    registro    y   radicación,    con    el    propósito    de    dar    inicio    a    los    trámites   correspondientes.  

Las  comunicaciones    y    documentos    se    pueden    recibir    a    través   de    diferentes   medios:    mensajería,    correo     tradicional,   fax,   correo   electrónico   y   cualquier   otro   medio   que  se   desarrolle   para     tal   fin,   de   acuerdo       con       los       avances       tecnológicos       en cada     entidad.  Deben       estar       regulados       en       los    manuales    de   procedimientos. 

Identificación   de   medios   de   recepción:   mensajería,   fax,   correo   tradicional,   correo   electrónico, página    web,    otros.

Recibo  de    documentos    oficiales. 

Verificación  y    confrontación    de    folios,    copias,    anexos,    firmas.   

 Constancia    de    recibo    (sello,    reloj    radicador).    

                                DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS 

Actividades  tendientes    a    garantizar    que    los    documentos    lleguen   a    su    destinatario.    

Actividades   

La    distribución    se    relaciona    con    el    flujo    de    los    documentos   al    interior    y    al    exterior    de    la    entidad.    Sin     interesar   el   medio   de   distribución   de   los   documentos,   se   debe   contar   con   mecanismos   de    control        y      verificación      de      recepción      y     envío      de      los      mismos.      En      este      proceso      se      distinguen   actividades    como:    

    

• Distribución  de    documentos    externos    

• Distribución  de    documentos    internos    

• Distribución  de    documentos    enviados    

    

Trámite    Documental    

Curso     del    documento    desde    su    producción    o    recepción    hasta     el    cumplimiento    de    su    función  administrativa.  

    

Actividades                                                                                                                                       
En  desarrollo    de    sus    funciones,    cada    dependencia    genera    un   conjunto    de    documentos    objeto    de trámites  administrativos.    

Dichos   documentos    integran    sus   respectivas    series    documentales.    

De    acuerdo    con    la     normatividad    existente    en    el    país,    se   Deben    tener    en    cuenta     los    tiempos  máximos  establecidos    para   el    trámite    oportuno    de    las   comunicaciones.    En    este    proceso   se    señalan    las    actividades    de:  

  

• Recepción  de    solicitud    o    trámite    

• Respuesta  

    

    

Organización  de    Documentos      

Conjunto  de    acciones    orientadas    a    la    clasificación,    ordenación    y   descripción    de    los    documentos   de  una    institución,    como    parte    integral    de    los    procesos   archivísticos.    

    

    

Actividades     

El  conjunto    de    acciones    encaminadas    a    la    adecuada   organización   de    los    archivos    comprende    los  procesos  archivísticos    de:       

    

• Clasificación  documental.       

• Ordenación  documental.      

• Descripción  documental.    

    

    

Consulta  de    Documentos    

Acceso     a     un     documento     o     grupo     de     documentos     con     el fin de     conocer     la     información     que  

contienen.  

    

Actividades  

La     consulta     garantiza     el   derecho   que   tiene   un   usuario   (entidad,   dependencia,   persona     natural,    Estado    Colombiano,    etc.)    de   acceder    a    la    información    contenida    en    los    documentos    de   archivo    y,    de     ser   necesario,   a    obtener   copia     de   los   mismos.   Para     el   cumplimiento   de   este   propósito,   los    archivos    deben   atender    los    requerimientos    y    solicitudes    de    manera    personal,   telefónica,    correo    electrónico    o    remitiendo    al    usuario    al   funcionario    competente.    

La     consulta     de     documentos     en     los     archivos     de     gestión,    por parte     de     funcionarios     de     otras  dependencias  o    de    los   ciudadanos,    se    debe    facilitar    con    los   controles    correspondientes.       

Si  el    interesado    desea    que    se    le    expidan    copias    o   fotocopias,   éstas    deberán    ser    autorizadas    por    el     jefe   de   la     respectiva     oficina     y   sólo   se   permitirá     cuando   la     información   no   tenga     carácter   de    reservado    conforme    a    la    Constitución    y    a    las   leyes.       

    

La     consulta     se    puede    hacer    mediante    solicitud    verbal    o   escrita     dirigida     al    jefe    del    área,    o    al  

funcionario  responsable    del    Archivo    de    Gestión,    Archivo    Central   o    Histórico.       

La     recuperación   de   los   documentos,   entendida     como   la     acción   y   efecto   de   obtener   por   medio    de    los    instrumentos    de    consulta,   los    documentos    requeridos,    se    logra    mediante    la    disponibilidad   y    actualización    de    éstos,    ya    sean    inventarios,    guías,    catálogos   e    índices.       

    

• Las  actividades    básicas    en    esta    fase    son:    

• Formulación  de    la    consulta    

• Estrategia    de    búsqueda    

• Respuesta    a   consulta    

    

Conservación  de    Documentos      

Conjunto   de   medidas   preventivas   o   correctivas,   adoptadas   para     garantizar   la     integridad   física     y funcional  de    los    documentos    de   archivo,    sin    alterar    su    contenido.    

    

Actividades  

En  este    proceso    se    deben    garantizar    las    condiciones    mínimas   encaminadas    a    la    protección    de    los    documentos,    el   establecimiento    y    suministro    de    equipos    adecuados    para    el   archivo,    sistemas    de    almacenamiento    de    información    en    sus   distintos    soportes.    

    

El       almacenamiento       de       documentos       consiste       en       guardar sistemáticamente       documentos       de  archivo  en    espacios    y   unidades    de    conservación    apropiadas.       

    

Disposición  Final    de    los    Documentos   

Selección    de    los    documentos    en    cualquier    etapa     del    ciclo   vital,    con    miras    a    su    conservación    temporal,     permanente,   o   a su   eliminación   conforme   a    lo   dispuesto   en   las   Tablas   de   Retención    Documental    y/o    Tablas    de    Valoración    Documental.    

    

Para    definir    la    disposición    final    se    debe    tener    en    cuenta:    

    

Además       de     definir     la     conservación     permanente     de     una     serie     se     debe     analizar     la     aplicación    conjunta     de   una     técnica     de   reprografía     cuyo   objetivo   será     facilitar   el   acceso   a    la     información,    evitando    a    la    vez    que    la    manipulación   constante    sobre    originales    pueda    facilitar    su    deterioro.    

La     decisión   de   eliminar   expedientes   en   los   archivos   de   gestión   es   una     opción   válida     en   casos    tales      como    el    de    los    informes   de gestión,    en    los    que    se    conserva     una     copia     en    las   unidades   administrativas     que   los   producen   y   el   original   es   enviado   a    las   oficinas   de   planeación,   quienes    conservarán    el    total    de    la   serie   y    la    transferirán    al    archivo    central    correspondiente.    

Microfilmar     o   digitalizar   algunas   series   con   el   propósito   de   destruir   los documentos   originales    debe     garantizar   en   la     práctica     que   la   información   reproducida     y   guardada     por   dichos   medios    será   perdurable,    fiel,    accesible    e    inalterable    y    que    los    soportes   originales    no    se    eliminarán    hasta    tanto    no    se    venzan    los   periodos    de    prescripción    aplicables    en    cada    caso.       

Aun    cuando    se    apliquen    técnicas    de    reprografía     válidas    sería     conveniente    conservar    algunos    expedientes       en     su     soporte    original     a    fin     de     que     los     futuros     investigadores     puedan    analizar    caracteres    diplomáticos.