LOS INVENTARIOS DOCUMENTALES
INVENTARIOS DOCUMENTALES
DEFINICIÓN DE INVENTARIOS DOCUMENTALES
Dentro
de los distintos sistemas de recuperación de la información uno de los más conocidos y utilizados es el inventario, como una relación del patrimonio documental de una institución, estado o nación; algunos autores sostienen que el inventario es un listado de documentos depositados en un archivo, otros se acercan más a la
verdadera función del inventario
al
decirnos que sirve
de control y
existencia así como
la ubicación de
los documentos.
En el
Acuerdo 007 de 1994, el Archivo
General
de la Nación determina que los inventarios documentales
son “instrumentos
que
describen la relación sistemática y
detallada de
las unidades de
un fondo, siguiendo las
series documentales”.
Por otra
parte, en el artículo 26 de
la Ley 594 de
2000 – Ley General de Archivos, se
establece que “es obligación de las entidades de la
Administración Pública elaborar inventarios de los
documentos que produzcan en
ejercicio de sus
funciones, de manera que
se asegure el
control de los
documentos en sus
diferentes fases”.
Para
ello el Archivo General de la
Nación ha
regulado un formato único de inventario documental.
Para las instituciones y
los gobiernos nacional, departamental o municipal,
el inventario debe
tener un valor
jurídico convenientemente respaldado por
la legislación. Esta
toma de conciencia debe
ser realizada por
parte de las
autoridades.
IMPORTANCIA DE
LOS INVENTARIOS DOCUMENTALES
Su función
es de darnos la
ubicación y ubicuidad del
documento y control de
su existencia.
El término
ubicuidad se refiere a
un estado de
presencia en varias ubicaciones. Es
decir, si bien
física y realmente
el
documento se encuentra en una ubicación, se tiene información
de
él mediante los
inventarios.
Los inventarios
se
efectuaban en la antigüedad escribiendo
los
asientos sobre
libros. El problema es
que no se podía
intercalar asientos; además, la producción documental era
bastante reducida.
En
nuestros tiempos,
realizar un trabajo
de
estos requiere
de
un mayor número de
personas encargadas de
llevar los registros, incidiendo en
los costos.
DILIGENCIAMIENTO
DE UN INVENTARIO DOCUMENTAL
• ENTIDAD REMITENTE. Debe
colocarse el
nombre de
la
entidad responsable
de la documentación que se
va a transferir.
• ENTIDAD
PRODUCTORA. Debe
colocarse el nombre
completo de la entidad que produjo
o produce los documentos.
• UNIDAD
ADMINISTRATIVA. Debe
consignarse el
nombre de
la
dependencia
o
unidad administrativa de
mayor jerarquía de
la cual depende la
oficina productora.
• OFICINA
PRODUCTORA.
Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la
documentación tramitada en
ejercicio de sus
funciones.
• OBJETO. Se debe
consignar la finalidad del
inventario, que puede
ser: transferencias primarias, transferencias secundarias, valoración
de fondos acumulados, fusión y supresión
de entidades y/o
dependencias, inventarios
individuales por vinculación,
traslado o desvinculación
de
la entidad.
• HOJA
N°. Se numerará
cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrará
el total de hojas del inventario.
• REGISTRO
DE ENTRADA.
Se diligencia solo
para transferencias
primarias y secundarias. Debe consignarse en
las tres primeras casillas los
dígitos correspondientes a
la fecha de
la entrada de
la transferencia (año,
mes día). En
NT se anotará el
número de la
transferencia.
• N°
DE ORDEN. Debe
anotarse en forma
consecutiva el número correspondiente a
cada uno de
los asientos descritos, que
generalmente corresponde a
una unidad de
conservación.
• CÓDIGO. Sistema
convencional establecido
por la
entidad que
identifica
las
oficinas productoras y
cada una de
las series, subseries o
asuntos relacionados.
• NOMBRES
DE
LAS SERIES,
SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse
el
nombre asignado
al
conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido homogéneos,
emanados de un
mismo órgano o
sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas. Para
las transferencias primarias,
secundarias y las ocasionadas
por
fusión y/o supresión
de
entidades o dependencias, el
asiento corresponderá a
cada una de
las unidades de
conservación. En los
inventarios individuales, el
asiento corresponderá a
los asuntos tramitados en
ejercicio de las
funciones asignadas.
• FECHAS EXTREMAS. Debe
consignarse la fecha
inicial y final
de cada unidad descrita (asiento). Deben
colocarse los cuatro (4) dígitos
correspondientes al año. Ejemplo: 1950-‐1960. En
el caso de una
sola fecha se
anotará ésta. Cuando la
documentación no tenga
fecha se anotará s.f.
• UNIDAD DE
CONSERVACION.
Se consignará
el número
asignado a
cada
unidad de almacenamiento. En la columna “otro” se registrarán
las unidades de conservación diferentes estableciendo el
nombre en la
parte de arriba y
debajo el número correspondiente.
• NUMERO DE FOLIOS. Se anotará el
número total
de
folios contenido
en
cada unidad
de
CONSERVACIÓN DESCRITA
• SOPORTE. Se utilizará esta
columna para anotar los soportes
diferentes al papel: Microfilmes (M),
Videos (V), Casetes (C),
Soportes electrónicos (CD,
DK, DVD, etc.)
• FRECUENCIA
DE CONSULTA. Se
debe consignar
si
la documentación registra un índice
de
consulta alto, medio,
bajo
o ninguno;
para
tal efecto
se tendrán
en
cuenta los controles
y
registros de préstamos
y consulta
de la
oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se
diligenciará especialmente para
el inventario de
fondos acumulados.
• NOTAS. Se consignarán los
datos que sean
relevantes y no
se hayan registrado
en las columnas anteriores.
Para la
documentación ordenada numéricamente, como
actas, resoluciones,
memorando,
circulares, entre
otros, se anotarán
los
siguientes datos:
faltantes, saltos
por
error en la numeración y/o
repetición del número consecutivo en
diferentes documentos.
Para los expedientes deberán registrarse la
existencia de anexos: circulares, actas,
memorando, resoluciones, informes impresos, planos,
facturas, disquetes, fotografías o cualquier
objeto del cual se hable en el
documento principal: de estos deben señalarse,
en primer lugar, el número de
unidades anexas de cada
tipo, ejemplo una
hoja con fotografías
sueltas; luego el numero consecutivo
(si lo tiene), ciudad, fecha, asunto
o tema de cada anexo. Para los
anexos legibles por máquina
deberían registrarse
las características físicas y requerimientos técnicos para
la visualización
y/o consulta de
información. Especifica
programas de sistematización
de
la información.
• ELABORADO
POR. Se
escribirá el nombre y
apellido, cargo, firma
de la persona responsable de
elaborar el inventario, así
como el lugar
y la fecha
en que se
realizó.
• ENTREGADO POR. Se
registrara el nombre y
el apellido, cargo, firma
de la persona responsable de entregar el
inventario, así como
el lugar y
la fecha en
que se realiza.
• REVISADO POR. Se registrará el nombre y apellido,
cargo, firma de
la persona responsable de
velar por la organización y custodia del archivo de gestión,
así como el lugar y la fecha de la entrega.
• RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido,
cargo, firma de
la persona responsable de recibir el inventario, así
como el lugar
y la fecha
en que se
recibió.
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