ORGANIZACION DOCUMENTAL

Uno de los principios mas antiguos del tratamiento y gestión de los documentos es el respect de fonds, este termino francés se traduce a menudo como principio de respeto por los fondos o según los países respecto al origen y al orden, natural. 

El principio de respecto de fonds consiste en dos conceptos relacionados que son el concepto de procedencia y el concepto de orden original.


Entonces tenemos que los principios archivísticos que rigen la organización de los archivos o documentos son: 

Principio de procedencia: El principio de procedencia se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y carácter seriado de los documentos. 

Este principio es valido tanto para los archivos históricos como para lo administrativos, pues en todos los casos debe reconstruirse la historia de la institución que produce los documentos identificando en ella las dependencias y funciones, integrando en torno a estas los documentos agrupados en series. 

El principio de procedencia debe tenerse en cuenta tanto en la organización de los documentos del archivo como en la ordenación, clasificación y descripción de los mismos.

    

      1.1.   Aplicación del Principio de Procedencia   

    

  Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos.

- Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.

-  Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora.

- Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.

            Ventajas de la aplicación del Principio de Procedencia

-   El principio de procedencia sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales: fondos, secciones, series.

-   Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de acuerdo a la actividad o función que lo genera.

-   Este principio se aplica a todos las tareas relacionadas con el quehacer archivístico

 

Principio de Orden Original: se refiere precisamente a la reflexión sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental. Merced a esta reflexión es posible la ordenación física de los documentos que componen los expedientes y las series. 

El principio de orden original es tambien el también llamado Principio Histórico, es una herramienta metodológica para proceder adecuadamente en la organización de los archivos.

el Principio de Procedencia permite saber quién produce los documentos (las unidades administrativas) y por qué razones lo hace (por asignación de funciones), el Principio de Orden Original permite saber cuáles son los pasos necesarios de tal producción (los procedimientos) para determinar con qué documento se inicia, cuáles le siguen a éste, hasta finalizar

CLASIFICACION DOCUMENTAL

consiste en agrupar  jerarquicamente los documentos de u fondo mediante agregados o clases, desde los mas amplios a los especificos de acuerdo con lospricnipios de procedencia yorden original.

Tres son los elementos  que podemos considerar en la clasificación de los documentos: las acciones a que éstos se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce y los asuntos o materias sobre las que versan:

• Las acciones. Toda organización o entidad es creada con unos fines, para lo cual se dota de unas atribuciones o competencias suficientes como para lograr los fines.

•  La estructura orgánica. Cualquier entidad necesita asimismo una organización para conseguir sus fines, es decir, una estructura organizativa que le permita un funcionamiento idóneo

•  Los asuntos o materias. Este es un elemento que no deriva directamente de la entidad sino de la percepción que se tenga de la misma, esto es, de los asuntos o materias que cada cual
  crea observar tanto en sus actividades como en su organización

A la hora de organizar un archivo, se pueden establecer tres tipos de clasificación

La clasificación funcional: las funciones de
 la entidad que genera o ha generado el fondo de archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los documentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar agruparemos la
documentación de acuerdo con las actividades de las que son resultado. Una vez agrupada toda la documentación en series, éstas deben ser reunidas bajo clases más amplias que recojan todas las actividades emparentadas por ser fruto de una misma función