ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

                                ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

ARCHIVADORES

Muebles metálicos o de madera especialmente diseñados para organización de archivos.

Pueden ser:

  ARCHIVADORES HORIZONTALES

Requieren carpetas colgantes con pestañas horizontales.

 Archivador de Gavetas

Tiene de dos a cuatro gavetas, como aparece en la figura

Características:

v  Las gavetas se deslizan con facilidad, permitiendo visualizar el contenido.

v  Debido al desplazamiento de la gaveta hacia fuera del mueble, se requiere espacio adicional para su manejo.

v  La tapa de cada gaveta tiene un porta-índice o casilla para colocar una tarjeta indicando el nombre de la primera y de la última carpeta que contiene.

v  En la parte superior tiene un mecanismo de seguridad que opera para todas las gavetas.

v  Cada gaveta tiene en su interior una canastilla de varillas llamada soporte o portacarpetas, en la cual se cuelgan las carpetas.

Utilización:

Se utiliza para toda clase de archivos en los que los documentos estén colocados en carpetas o fólderes.

ARCHIVADORES VERTICALES - FOLDERAMA

Se les denomina verticales debido a que para estos archivos se utilizan carpetas con pestaña vertical que permiten una visualización lateral de los nombres.

Características:

v  Tiene puertas articuladas, corredizas, enrollables dentro del mueble, con llave central para ambas puertas.

v  NO requiere espacio adicional para su manejo, puesto que las puertas no abren hacia fuera.

v  Al abrirlo, todo el material archivado queda a la vista, lo que facilita la tarea de archivar y localizar documentos.

v  Dos personas pueden trabajar simultáneamente en él.

v  Los entrepaños son graduables, adaptables al tamaño de los documentos.

v  Los retenedores o separadores son móviles, lo que permite variar el espacio entre ellos de acuerdo con las necesidades del archivo.

Dadas sus características de adaptabilidad para el archivo de documentos y carpetas de diferentes dimensiones, se puede utilizar para:  correspondencia, legajadores A-Z, libros de contabilidad, etc..

Características:

v  Se diseña e instala de acuerdo con el espacio disponible para la organización del archivo.

v  Consta de varios cuerpos con varios entrepaños que permiten la organización de las carpetas o cajas.

v  Los cuerpos son corredizos a través de rieles metálicos.

v  Se puede adaptar tanto para archivos con carpetas de pestaña vertical y horizontal.

v  Ofrecen mayor comodidad por su espacio, seguridad y funcionalidad.

v  Permite visualizar el contenido sólo del cuerpo que se corra.

ESTANTERÍA METÁLICA ABIERTA

Características:

v  Son estructuras metálicas de 2 metros de altura por 0.85 cm.  de ancho a los cuales se les adaptan los entrepaños de acuerdo con el tamaño de las carpetas o cajas a ubicar en ellos.

v  Ideales para la organización de ARCHIVO CENTRAL, ARCHIVO HISTÓRICO y FONDOS ACUMULADOS  (éstos son depósitos de archivo inactivo)

v  Se adaptan al espacio disponible y son movibles

IMPLEMENTOS DE ARCHIVO

  TARJETERO

Caja metálica o de madera para las tarjetas o fichas, tiene guías alfabéticas.  Se utiliza como auxiliar de archivo para agilizar la localización de carpetas.

En el comercio se consiguen cajas metálicas especialmente diseñadas.  Puede también fabricarse de madera, con las siguientes especificaciones:

Largo:            12 cms.

Ancho:             8 cms.

Fondo:             6 cms.

Las tarjetas tienen un rayado especial para escribir el nombre con que se identifica el material archivado en cada carpeta y la información adicional que se desee anotar.  Ejemplo de tarjeta para un cliente.

   GANCHOS LEGAJADORES

Son los que sostienen y sujetan los documentos.   El mercado ofrece ganchos metálicos y plásticos; por orientaciones del Archivo General de la Nación  (entidad rectora de las políticas archivísticas del Estado)   se recomienda utilizar el gancho plástico, en razón a que el gancho metálico cuando se oxida deteriora los documentos.

Se compone de dos partes:  una flexible que recibe los documentos perforados y una tapa con dos pasadores que sirven para cerrar el gancho y sostener la documentación.

PERFORADORA

Se utiliza para perforar los documentos.   Es importante tener en cuenta que la perforación se debe hacer de tal manera que los documentos queden alineados en la parte superior al ubicarlos dentro del legajo.

PAPELERÍA PARA ARCHIVO

 CARPETAS O FÓLDERES

Son cubiertas de cartulina resistente que se utilizan para guardar los documentos en el archivador.  Vienen en tamaño oficio y carta.  Tienen una pestaña que sirve para identificar su contenido y que puede estar en posición HORIZONTAL, es decir en el borde superior opuesto al lomo, o VERTICAL, es decir, a un lado de la carpeta.

Las carpetas tienen pliegues de expansión marcados en el lomo que permiten darles una base plana para que conserven su forma original aunque aumenta su contenido.  Estos pliegues se conocen con el nombre de grafado.

Existen varios tipos de carpetas:

   Carpeta colgante

 

v  Lámina de cartón resistente, diseñadas para cada tipo de archivador.  Tienen pestaña visible y se utilizan para separar un grupo de carpetas dentro del archivo, lo cual facilita la búsqueda de los documentos.

v  De acuerdo con su finalidad, las guías se destacan en guías principales que son las que separan grupos principales  (series)  y las subguías,  subgrupos  (subseries)   dentro de los grupos principales.

                                                                                                             

GUIA DE AFUERA

Tiene doble soporte enterizo incorporado a la carpeta, que la mantiene colgada al porta-carpeta, ventanilla o pestaña movible en acetato transparente con aumento, lo que permite ver el nombre con mayor facilidad.

•      Carpeta celuguía con pestaña vertical o lateral

Diseñada para archivador vertical.  Pestaña de acetato transparente en dos posiciones:  superior e inferior.

FORMATO PRESTAMO DOCUMENTO

FECHA

DOCUMENTO

PRESTADO A:

RECIBIDO POR:

FECHA DEVOLUCIÓN

Su finalidad es llevar un control de todos los documentos que se saquen del archivo.  El diligenciamiento de esta guía garantiza a quien maneja el archivo, la devolución del documento prestado.

   MARBETES

v  Son tiras de cartulina que se utilizan para escribir los nombres de las series, subseries o códigos de las carpetas.

v  Se fabrican en diferentes colores y tamaños.

  ÍNDICE

Consiste en una tarjeta de cartulina que identifica el contenido de la gaveta.  Se coloca en el portaíndice de cada gaveta después de escribir el nombre de la primera y última carpeta.

LEGAJOS

Son dos tapas de cartulina en donde se colocan los documentos correspondientes a cada carpeta sujetados por un gancho legajador que se coloca hacia abajo de manera que el último documento sea el de fecha más reciente.  La documentación se organiza teniendo en cuenta el principio de orden natural.

El legajo se identifica con los siguientes datos:

v  Razón Social de la empresa en la parte superior del legajo

v  Nombre de la dependencia a la cual pertenece

v  La palabra ARCHIVO

v  Las expresiones Código, Serie y fechas extremas seguidas de líneas en donde se colocan los respectivos datos

   LEGAJADOR A-Z

Se utiliza para documentos voluminosos.  Su gancho permite sacar sólo el documento que se necesita.

v  Son legajadores fabricados en cartón grueso de notable resistencia y rigidez.

v  Vienen en tamaño oficio y carta

v  Tienen gancho sujetador a presión, con tapa para sostener los documentos

v  Lomo de 8 cms para tamaño carta y oficio y lomo de 4 cms Únicamente en tamaño oficio

 

                                           ORGANIZACION DOCUMENTAL

Uno de los principios mas antiguos del tratamiento y gestión de los documentos es el respect de fonds, este termino francés se traduce a menudo como principio de respeto por los fondos o según los países respecto al origen y al orden, natural. 

El principio de respecto de fonds consiste en dos conceptos relacionados que son el concepto de procedencia y el concepto de orden original.


Entonces tenemos que los principios archivísticos que rigen la organización de los archivos o documentos son: 

Principio de procedencia: El principio de procedencia se define como aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, teniendo en cuenta que debe mantenerse la unidad e independencia de cada fondo y en este la integridad y carácter seriado de los documentos. 

Este principio es valido tanto para los archivos históricos como para lo administrativos, pues en todos los casos debe reconstruirse la historia de la institución que produce los documentos identificando en ella las dependencias y funciones, integrando en torno a estas los documentos agrupados en series. 

El principio de procedencia debe tenerse en cuenta tanto en la organización de los documentos del archivo como en la ordenación, clasificación y descripción de los mismos.

    

      1.1.   Aplicación del Principio de Procedencia   

    

  Es importante tener en cuenta los siguientes aspectos.

- Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.

-  Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora.

- Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.

            Ventajas de la aplicación del Principio de Procedencia

-   El principio de procedencia sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales: fondos, secciones, series.

-   Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de acuerdo a la actividad o función que lo genera.

-   Este principio se aplica a todos las tareas relacionadas con el quehacer archivístico

 

Principio de Orden Original: se refiere precisamente a la reflexión sobre los hechos o sobre la serie de actividades y pasos relacionados que se debieron cumplir para la resolución de un trámite o problema, que a su vez es una reflexión sobre la secuencia en la producción documental. Merced a esta reflexión es posible la ordenación física de los documentos que componen los expedientes y las series. 

El principio de orden original es tambien el también llamado Principio Histórico, es una herramienta metodológica para proceder adecuadamente en la organización de los archivos.

el Principio de Procedencia permite saber quién produce los documentos (las unidades administrativas) y por qué razones lo hace (por asignación de funciones), el Principio de Orden Original permite saber cuáles son los pasos necesarios de tal producción (los procedimientos) para determinar con qué documento se inicia, cuáles le siguen a éste, hasta finalizar

CLASIFICACION DOCUMENTAL

consiste en agrupar  jerarquicamente los documentos de u fondo mediante agregados o clases, desde los mas amplios a los especificos de acuerdo con lospricnipios de procedencia yorden original.

Tres son los elementos  que podemos considerar en la clasificación de los documentos: las acciones a que éstos se refieren, la estructura orgánica de la dependencia que los produce y los asuntos o materias sobre las que versan:

• Las acciones. Toda organización o entidad es creada con unos fines, para lo cual se dota de unas atribuciones o competencias suficientes como para lograr los fines.

•  La estructura orgánica. Cualquier entidad necesita asimismo una organización para conseguir sus fines, es decir, una estructura organizativa que le permita un funcionamiento idóneo

•  Los asuntos o materias. Este es un elemento que no deriva directamente de la entidad sino de la percepción que se tenga de la misma, esto es, de los asuntos o materias que cada cual
  crea observar tanto en sus actividades como en su organización

A la hora de organizar un archivo, se pueden establecer tres tipos de clasificación

La clasificación funcional: las funciones de
 la entidad que genera o ha generado el fondo de archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los documentos. Siguiendo este criterio, en primer lugar agruparemos la
documentación de acuerdo con las actividades de las que son resultado. Una vez agrupada toda la documentación en series, éstas deben ser reunidas bajo clases más amplias que recojan todas las actividades emparentadas por ser fruto de una misma función